Wie gestalten Sie einen Arbeitsvertrag nach OR 319ff., der auch ohne Personalreglement lückenlos ist?

Die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einzustellen, ist ein Meilenstein für jedes Start-up. Es ist der Moment, in dem die Vision eines Gründers beginnt, auf mehrere Schultern verteilt zu werden. Doch mit der Freude kommt oft die Ernüchterung: die rechtlichen Anforderungen an einen Arbeitsvertrag. Schnell greift man zu Vorlagen aus dem Internet oder geht davon aus, dass das Schweizer Obligationenrecht (OR) schon alles regeln wird. Ein mündlicher Vertrag ist zwar theoretisch gültig, aber in der Praxis eine Quelle endloser Missverständnisse und Risiken.

Die grössten Gefahren lauern jedoch nicht im Offensichtlichen wie Lohn oder Ferien, sondern im Schweigen. Wo der Vertrag keine klare Regelung trifft, greifen die dispositiven, also abänderbaren, Normen des OR. Diese Standardeinstellungen sind oft eine ungünstige oder unklare Basis für eine moderne Arbeitsbeziehung in einem agilen Start-up. Die Annahme, ein umfangreiches Personalreglement sei die einzige Lösung, ist ein Trugschluss. Ein solches Dokument ist aufwendig und kann selbst zur juristischen Falle werden, wenn es falsch formuliert ist.

Die wahre Kunst liegt darin, einen schlanken, aber lückenlosen Arbeitsvertrag zu schaffen, der die entscheidenden Punkte proaktiv regelt. Es geht darum, die „Tücke des Schweigens“ zu verstehen und den Vertrag als strategisches Instrument zur Risikominimierung zu nutzen. Statt auf Standardlösungen zu hoffen, definieren Sie die Spielregeln selbst – klar, fair und im Einklang mit Ihren unternehmerischen Zielen. Dieser Artikel führt Sie durch die acht kritischsten Bereiche, in denen vertragliche Klarheit unerlässlich ist, um teure Überraschungen zu vermeiden und eine solide Grundlage für Ihr wachsendes Team zu schaffen.

Der folgende Leitfaden strukturiert die entscheidenden Aspekte, die Sie für einen rechtssicheren Arbeitsvertrag in der Schweiz berücksichtigen müssen. Der Sommaire bietet Ihnen einen schnellen Überblick über die Themen, die wir im Detail beleuchten werden.

Warum verlängert sich die Probezeit bei Krankheit automatisch und wann nicht?

Die Probezeit ist ein entscheidendes Instrument, um die Eignung eines neuen Mitarbeiters für die Position und die Unternehmenskultur zu prüfen. Gemäss OR 335b beträgt sie im ersten Monat eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses und kann vertraglich auf maximal drei Monate verlängert oder ganz weggelassen werden. Während dieser Zeit gilt eine verkürzte Kündigungsfrist von sieben Tagen. Doch was passiert, wenn der Mitarbeiter während dieser kritischen Phase erkrankt?

Hier greift eine oft übersehene Regel: Die Probezeit ist eine „effektive“ Probezeit. Fällt ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Unfall oder der Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht aus, wird die Probezeit um die Dauer der Abwesenheit verlängert. Dies stellt sicher, dass dem Arbeitgeber die volle vereinbarte Zeit zur Beurteilung zur Verfügung steht. Dies ist keine Seltenheit, wenn man bedenkt, dass die durchschnittlichen krankheits- und unfallbedingten Arbeitsabwesenheiten in der Schweiz 59,1 Stunden pro Jahr betragen. Die Verlängerung geschieht automatisch und muss nicht im Vertrag festgehalten werden.

Ein wichtiger Entscheid des Bundesgerichts (Urteil 8C_317/2021) hat diese Praxis bestätigt und präzisiert, dass die versäumten Tage als effektive Arbeitstage nachgeholt werden müssen, um den Zweck der Probezeit zu erfüllen. Die Kündigungsschutzbestimmungen, wie die Sperrfristen nach OR 336c, gelten während der Probezeit noch nicht. Eine Kündigung ist also auch während einer Krankheit in dieser Phase möglich. Entscheidend ist, dass das neue Enddatum der Probezeit korrekt berechnet und aus Beweisgründen schriftlich kommuniziert wird, um Rechtsunsicherheit zu vermeiden.

Für Sie als Gründer bedeutet das: Dokumentieren Sie krankheitsbedingte Fehltage während der Probezeit exakt und kommunizieren Sie eine allfällige Verlängerung und das neue Enddatum klar an den Mitarbeiter.

Berner, Basler oder Zürcher Skala: Welche Tabelle gilt für Ihre Lohnfortzahlung ohne Versicherung?

Die Lohnfortzahlung bei Krankheit ist eines der grössten finanziellen Risiken für ein Start-up. Viele Gründer gehen fälschlicherweise davon aus, dass ohne eine explizite Regelung keine Zahlungspflicht besteht. Das Gegenteil ist der Fall und ein Paradebeispiel für die „Tücke des Schweigens“. Besteht keine Krankentaggeldversicherung (KTG), die mindestens 80 % des Lohns für 720 Tage deckt, ist der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Die Dauer dieser Pflicht hängt vom Dienstjahr und dem Kanton des Firmensitzes ab.

Je nachdem, ob Ihr Unternehmen in Bern, Basel, Zürich oder einem anderen Kanton ansässig ist, kommt eine andere Skala zur Anwendung. Diese kantonalen Unterschiede können zu erheblichen Abweichungen bei der Dauer der Lohnfortzahlungspflicht führen und somit ein unkalkulierbares Kostenrisiko darstellen. Für ein junges Unternehmen kann die Verpflichtung, mehrere Monate Lohn ohne Gegenleistung zu zahlen, existenzbedrohend sein.

Die folgende Tabelle zeigt einen Auszug der drei bekanntesten Skalen und verdeutlicht die unterschiedliche Dauer der Lohnfortzahlungspflicht, die gemäss einer Übersicht des SECO zu den Rechtsquellen zur Anwendung kommt.

Die strategisch sinnvollste Lösung ist der Abschluss einer KTG-Versicherung. Die Prämien sind kalkulierbar und schützen das Unternehmen vor unvorhergesehenen, hohen Kosten. Die Details der Versicherung (Prämienverteilung, Lohnanteil, Wartefrist) müssen dann zwingend im Arbeitsvertrag klar und transparent geregelt werden.

Kleidungsvorschriften und Social Media: Wie weit darf Ihr Weisungsrecht in die Privatsphäre eingreifen?

Als Arbeitgeber haben Sie das Recht, Ihren Mitarbeitern Weisungen zu erteilen (OR 321d). Dieses Weisungsrecht betrifft die Ausführung der Arbeit und das Verhalten im Betrieb. Es ermöglicht Ihnen, Ordnung und einen professionellen Auftritt sicherzustellen. Doch dieses Recht ist nicht unbegrenzt. Es stösst an seine Grenzen, wo es die Persönlichkeit des Arbeitnehmers unverhältnismässig verletzt. Klassische Streitpunkte sind Kleidungsvorschriften oder der Umgang mit Social Media.

Kleidungsvorschriften sind zulässig, wenn sie durch betriebliche Notwendigkeiten (z. B. Sicherheit, Hygiene) oder ein berechtigtes Interesse am einheitlichen Erscheinungsbild (Kundenkontakt) gerechtfertigt sind. Eine allgemeine Vorschrift zum „gepflegten Erscheinen“ ist unproblematisch, während ein Verbot von Bärten ohne sachlichen Grund die Persönlichkeitsrechte verletzen würde. Der Schlüssel ist die Verhältnismässigkeit.

Besonders heikel wird es bei Reglementen. Man ist versucht, alle Details in separaten Dokumenten festzuhalten. Doch Experten raten zur Vorsicht. Wie die WEKA Business Media AG in ihrem Fachbeitrag festhält, sollten solche Reglemente nicht pauschal zum Vertragsbestandteil erklärt werden:

Reglemente, welche Weisungen der Arbeitgeberin konkretisieren (so bspw. Spesenreglemente, Reglement zur Nutzung des Geschäftsfahrzeuges, Instruktionen mit Bezug auf die Arbeitszeit, etc.), sollten nicht zu integralen Bestandteilen des Arbeitsvertrages erklärt werden.

– WEKA Business Media AG, Arbeitsverträge Schweiz: Die relevanten Inhalte im Überblick

Dies gibt Ihnen die Flexibilität, die Weisungen anzupassen, ohne jedes Mal eine Vertragsänderung zu benötigen. Für grundlegende Erwartungen, insbesondere im Bereich Social Media, ist es jedoch ratsam, die Leitplanken direkt im Vertrag zu definieren.

Anstatt detaillierter Verbote sollten Sie auf die Treuepflicht des Mitarbeiters verweisen und klare Prinzipien für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen und des Unternehmensrufs festlegen.

Überstunden auszahlen oder kompensieren: Was gilt, wenn nichts im Vertrag steht?

In der dynamischen Welt eines Start-ups sind Überstunden oft unvermeidlich. Umso wichtiger ist es, von Anfang an eine klare Regelung zu treffen. Zunächst muss zwischen Überstunden und Überzeit unterschieden werden. Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Überzeit hingegen ist die Arbeitszeit, welche die gesetzliche Höchstarbeitszeit (meist 45 oder 50 Stunden pro Woche) übersteigt und strengeren Regeln unterliegt.

Hier lauert eine weitere OR-Standardfalle: Ist im Vertrag nichts zu Überstunden geregelt, hat der Mitarbeiter gemäss OR 321c Anspruch auf Kompensation durch Freizeit von gleicher Dauer oder, falls dies nicht möglich ist, auf Auszahlung des Lohns. Der entscheidende Punkt für Sie als Gründer: Ohne vertragliche Regelung gilt gemäss OR 321c ein Lohnzuschlag von 25% für Überstunden, die ausbezahlt werden. Diese Regelung kann die Personalkosten schnell in die Höhe treiben und zu unliebsamen Überraschungen bei der Lohnabrechnung führen.

Glücklicherweise ist diese Regelung dispositiv, das heisst, sie kann im Arbeitsvertrag angepasst werden. Als Gründer haben Sie mehrere strategische Optionen, um eine für Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden:

• Zwingende Kompensation: Sie können vertraglich festlegen, dass Überstunden ausschliesslich durch Freizeit von gleicher Dauer kompensiert werden müssen. Dies schützt die Liquidität des Unternehmens.
• Auszahlung ohne Zuschlag: Es ist möglich, den gesetzlichen Zuschlag von 25 % schriftlich wegzubedingen. Die Überstunden werden dann zum normalen Lohnansatz ausbezahlt.
• Wahlrecht des Arbeitgebers: Eine flexible Klausel kann vorsehen, dass der Arbeitgeber je nach betrieblicher Situation entscheidet, ob Überstunden kompensiert oder (mit oder ohne Zuschlag) ausbezahlt werden.

Für leitende Angestellte und Kaderpositionen ist es zudem üblich, vertraglich zu vereinbaren, dass eine gewisse Anzahl von Überstunden bereits im Lohn inbegriffen ist.

Eine fehlende Überstundenregelung ist ein vermeidbares Risiko. Eine klare und faire Klausel im Arbeitsvertrag schützt Ihr Start-up vor unerwarteten Kosten und schafft Transparenz für beide Seiten.

Das Risiko der Schadenersatzpflicht: Wann haftet der Mitarbeiter für den kaputten Firmenlaptop?

Ein Firmenlaptop, der zu Boden fällt, ein versehentlich verschütteter Kaffee über die Tastatur – Schäden an Arbeitsgeräten passieren. Die Frage, wer für die Kosten aufkommt, führt oft zu Konflikten. Grundsätzlich haften Arbeitnehmer für Schäden, die sie dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügen (OR 321e). Die entscheidende Grösse ist hier der Grad der Fahrlässigkeit.

Die Rechtsprechung unterscheidet typischerweise drei Stufen, die bestimmen, ob und in welchem Umfang der Mitarbeiter haftet:

• Leichte Fahrlässigkeit: Hierbei handelt es sich um ein Versehen, das auch einer sorgfältigen Person hätte passieren können. Ein Beispiel wäre das Stolpern über ein Kabel im Büro, wodurch der Laptop herunterfällt. In solchen Fällen haftet der Mitarbeiter in der Regel nicht. Der Schaden gilt als allgemeines Betriebsrisiko.
• Mittlere Fahrlässigkeit: Dies liegt vor, wenn grundlegende Vorsichtsmassnahmen missachtet wurden. Beispielsweise wenn der Laptop auf einer instabilen, ungeeigneten Ablage platziert wird und herunterfällt. Hier kommt es zu einer anteiligen Haftung, bei der die Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt werden.
• Grobe Fahrlässigkeit oder Absicht: Wenn elementarste Vorsichtsregeln ignoriert werden, liegt grobe Fahrlässigkeit vor. Ein klassisches Beispiel ist das Liegenlassen des Laptops über Nacht in einem unverschlossenen Auto. Bei grober Fahrlässigkeit oder gar absichtlicher Beschädigung kann der Mitarbeiter zur vollen Übernahme des Schadens verpflichtet werden.

Obwohl diese Prinzipien gesetzlich verankert sind, schafft eine klare Regelung im Vertrag oder einem Nutzungsreglement für Arbeitsmittel Transparenz. Sie können darin die Erwartungen an den sorgfältigen Umgang mit Firmeneigentum konkretisieren. Eine vollständige Überwälzung des Risikos auf den Mitarbeiter ist jedoch auch vertraglich nicht zulässig. Besonders wichtig ist es, klare Weisungen zum Transport und zur Aufbewahrung teurer Geräte zu erteilen.

Für Sie als Gründer heisst das: Kommunizieren Sie klare Erwartungen zum Umgang mit Arbeitsmitteln. Im Schadensfall sollten Sie den Hergang objektiv prüfen und den Grad der Fahrlässigkeit fair beurteilen, bevor Sie eine Haftungsfrage aufwerfen.

Wie erstellen Sie Standardverträge per Knopfdruck, ohne juristische Qualität zu opfern?

Der Wunsch nach Effizienz ist jedem Gründer eigen. Die Idee, einen Arbeitsvertrag „per Knopfdruck“ zu erstellen, ist verlockend. Doch die Gefahr von unbesehen übernommenen Vorlagen, insbesondere aus dem Ausland, ist immens. Ein Arbeitsvertrag, der für Deutschland oder Frankreich konzipiert wurde, kann in der Schweiz aufgrund kritischer Unterschiede im Arbeitsrecht zu gravierenden Problemen führen.

Beispielsweise ist der Kündigungsschutz in der Schweiz deutlich liberaler als in Deutschland. Die gesetzlichen Mindestferienansprüche weichen ebenfalls ab (in der Schweiz 4 Wochen, bis 20 Jahre 5 Wochen). Auch die Regelungen zur Quellensteuer für ausländische Arbeitnehmende sind ein Schweizer Spezifikum. Ein „Copy-Paste“-Vertrag ignoriert diese Nuancen und kann nichtige Klauseln oder unerwartete Pflichten enthalten.

Die Lösung liegt nicht darin, das Rad jedes Mal neu zu erfinden, sondern ein intelligentes, modulares Baukastensystem für Ihre Verträge zu entwickeln. Sie erstellen eine solide Basis, die die für alle Mitarbeiter geltenden Kernpunkte enthält. Darauf aufbauend definieren Sie spezifische Module für verschiedene Mitarbeiterkategorien.

Ein solches System ermöglicht es, schnell und dennoch rechtssicher auf unterschiedliche Anforderungsprofile zu reagieren. Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie solche spezifischen Module aussehen könnten:

Investieren Sie einmalig die Zeit, mit juristischer Unterstützung einen solchen Baukasten zu erstellen. Diese anfängliche Mühe zahlt sich durch Zeitersparnis, Risikominimierung und Professionalität bei jeder zukünftigen Einstellung um ein Vielfaches aus.

Der Fehler, private Ausgaben über die Firmenkreditkarte als Geschäftsaufwand zu verbuchen

In der Hektik des Start-up-Alltags können die Grenzen zwischen Privatem und Geschäftlichem schnell verschwimmen. Eine Firmenkreditkarte ist ein nützliches Werkzeug, um geschäftliche Ausgaben einfach zu verwalten. Doch ihre missbräuchliche Verwendung für private Zwecke ist ein gravierender Fehler mit weitreichenden Konsequenzen, der weit über eine einfache Rückzahlung hinausgeht.

Die Regel ist unmissverständlich: Private Ausgaben haben in der Firmenbuchhaltung nichts zu suchen. Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter bezahlt seine privaten Ferienflüge mit der Firmenkarte, weil die eigene gerade nicht funktioniert. Wird diese Ausgabe als Geschäftsaufwand verbucht, verfälscht dies nicht nur das Betriebsergebnis, sondern kann von den Steuerbehörden als verdeckte Gewinnausschüttung oder geldwerte Leistung qualifiziert werden. Dies führt zu Steuernachforderungen und Sozialversicherungsbeiträgen auf dem entsprechenden Betrag.

Für den Mitarbeiter selbst stellt die private Nutzung der Firmenkreditkarte eine schwere Verletzung der Treuepflicht dar. Es handelt sich um einen unrechtmässigen Bezug von Firmengeldern. Selbst wenn die Absicht besteht, das Geld zurückzuzahlen, ist das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört. Je nach Höhe des Betrags und den Umständen kann ein solches Verhalten eine ordentliche Kündigung oder sogar eine fristlose Entlassung rechtfertigen. Im Wiederholungsfall oder bei betrügerischer Absicht können sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Um solche Situationen von vornherein zu vermeiden, ist ein klares und unmissverständliches Spesenreglement unerlässlich. Dieses muss kein juristisches Meisterwerk sein. Ein einfaches Dokument, das als Anhang zum Arbeitsvertrag gilt, reicht aus. Darin sollte klar definiert werden:

• Welche Arten von Ausgaben als Geschäftsspesen gelten.
• Dass die Firmenkreditkarte ausschliesslich für geschäftliche Zwecke zu verwenden ist.
• Der Prozess zur Abrechnung von Spesen und zur Rückforderung von versehentlich privat getätigten Ausgaben.

Seien Sie von Anfang an unnachgiebig bei diesem Punkt. Eine klare Kommunikation und ein einfaches Reglement verhindern Missverständnisse und schützen Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Problemen.

Wie berechnen Sie die Sperrfrist nach OR 336c korrekt, um eine nichtige Kündigung zu vermeiden?

Der Kündigungsschutz nach OR 336c ist ein zentrales Element des Schweizer Arbeitsrechts. Er schützt Arbeitnehmer vor einer Kündigung in sozial schwierigen Zeiten, den sogenannten „Zeiten zur Unzeit“. Eine Kündigung, die während einer solchen Sperrfrist ausgesprochen wird, ist nichtig, also von Anfang an ungültig. Eine solche fehlerhafte Kündigung kann zu erheblichen Lohnnachforderungen führen. Wichtig ist jedoch: Dieser Schutz greift erst nach Ablauf der Probezeit.

Die häufigsten Fälle für Sperrfristen sind Krankheit und Unfall. Die Dauer der Sperrfrist ist nach Dienstjahren gestaffelt:

• Im 1. Dienstjahr: 30 Tage
• Vom 2. bis und mit 5. Dienstjahr: 90 Tage
• Ab dem 6. Dienstjahr: 180 Tage

Die korrekte Berechnung ist entscheidend. Die Sperrfrist beginnt am Tag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit und dauert für die volle Anzahl an Kalendertagen. Jede neue Krankheit löst eine neue, volle Sperrfrist aus, sofern der Mitarbeiter zwischenzeitlich wieder arbeitsfähig war.

Ein entscheidender Unterschied, der oft zu Fehlern führt, ist der Zeitpunkt der Kündigung im Verhältnis zur Arbeitsunfähigkeit. Hier sind zwei Szenarien zu unterscheiden:

1. Kündigung während der Sperrfrist: Spricht der Arbeitgeber die Kündigung aus, während der Mitarbeiter krankgeschrieben ist (und die Sperrfrist läuft), ist diese Kündigung nichtig. Sie muss nach Genesung und Ablauf der Frist erneut ausgesprochen werden.
2. Krankheit nach der Kündigung: Wird der Mitarbeiter erst krank, nachdem die Kündigung bereits gültig zugestellt wurde, ist die Kündigung wirksam. Allerdings wird die Kündigungsfrist für die Dauer der Krankheit (maximal bis zum Ende der jeweiligen Sperrfrist) unterbrochen und stillgelegt. Sie läuft erst nach Ende der Arbeitsunfähigkeit weiter. Das Arbeitsverhältnis endet dann nicht am ursprünglich vorgesehenen Datum, sondern verschiebt sich auf den nächstmöglichen Monatsletzten.

Indem Sie diese potenziellen Lücken proaktiv in Ihren Arbeitsverträgen schliessen, legen Sie nicht nur ein rechtssicheres Fundament, sondern schaffen auch eine Kultur der Klarheit und des Vertrauens. Beginnen Sie noch heute damit, Ihren ersten Arbeitsvertrag als strategisches Instrument für den Erfolg Ihres Start-ups zu gestalten.