Wie führen Sie Vertrauensarbeitszeit im Unternehmen ein, ohne gegen die Dokumentationspflicht des ArG zu verstossen?

Als CEO eines modernen Dienstleistungsunternehmens stehen Sie vor einer klaren Herausforderung: Sie wollen die besten Talente mit flexiblen Arbeitsmodellen wie Vertrauensarbeitszeit und Home-Office anziehen und halten. Gleichzeitig navigieren Sie im strengen Rahmen des Schweizer Arbeitsgesetzes (ArG), das eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeit vorschreibt. Dieser Spagat zwischen Innovationswunsch und rechtlicher Konformität führt oft zu Unsicherheit und bremst die Modernisierung aus.

Viele Ratgeber bleiben an der Oberfläche, wiederholen die altbekannten Warnungen vor den Risiken und listen lediglich die gesetzlichen Paragrafen auf. Sie betonen die Pflicht zur Zeiterfassung und die strengen Ausnahmen. Doch dieser defensive Ansatz verkennt das eigentliche Potenzial. Was wäre, wenn die rechtlichen Vorgaben nicht als starre Barrieren, sondern als strategische Leitplanken für den Aufbau einer resilienten und attraktiven Arbeitskultur betrachtet werden?

Genau hier setzt dieser Artikel an. Wir brechen mit der reinen Problembeschreibung und zeigen Ihnen, wie Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen als Gestaltungsprinzip für New-Work-Compliance nutzen. Statt Ihnen nur zu sagen, was nicht geht, geben wir Ihnen einen konkreten Fahrplan an die Hand, wie Sie Vertrauen und Kontrolle intelligent verbinden. Es geht nicht darum, das Gesetz zu umgehen, sondern es strategisch für Ihre Unternehmensziele zu nutzen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die acht kritischsten Rechtsfragen – von der Zeiterfassung über Home-Office-Regelungen bis hin zur digitalen Signatur. Sie lernen, Risiken zu minimieren, Rechtssicherheit zu schaffen und gleichzeitig eine Arbeitsumgebung zu fördern, die auf Autonomie und Verantwortung basiert.

Warum ist der vollständige Verzicht auf Zeiterfassung nur bei einem Bruttojahreslohn über 120’000 CHF möglich?

Die strikte Dokumentationspflicht der Arbeitszeit ist eine zentrale Säule des Schweizer Arbeitsgesetzes, die dem Schutz der Arbeitnehmenden dient. Ein vollständiger Verzicht auf die Zeiterfassung ist daher eine eng definierte Ausnahme. Die massgebliche Regelung sieht vor, dass diese Möglichkeit nur für Mitarbeitende besteht, die über eine grosse Arbeitszeitautonomie verfügen und deren Bruttojahreseinkommen über CHF 120’000 liegt. Diese Schwelle ist kein willkürlicher Wert, sondern das Ergebnis eines Kompromisses, der 2016 nach einem Pilotversuch in der Bankenbranche unter Aufsicht des SECO gefunden wurde. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Arbeitnehmende in dieser Einkommensklasse über eine stärkere Verhandlungsposition verfügen, um ihre Interessen selbst zu wahren.

Für die grosse Mehrheit der Mitarbeitenden unterhalb dieser Einkommensgrenze bleibt eine Form der Erfassung also Pflicht. Das bedeutet jedoch nicht das Ende der Flexibilität. Das Gesetz bietet ein Leitplanken-Modell für eine strategische Flexibilisierung. Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b ArGV ist hier das wichtigste Instrument. Sie erlaubt, dass nur noch die tägliche Gesamtarbeitszeit erfasst werden muss, ohne detaillierte Anfangs- und Endzeiten oder Pausen. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und ist ein starkes Signal des Vertrauens.

Um dieses Modell einzuführen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: Es braucht eine schriftliche Vereinbarung in einem Gesamtarbeitsvertrag oder, in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden, eine individuelle Vereinbarung mit jedem betroffenen Mitarbeiter. Zudem muss den Mitarbeitenden eine erhebliche Autonomie in der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten gewährt werden. Dies ist Ihre Chance, Rechtssicherheit als Gestaltungsprinzip zu nutzen: Sie erfüllen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern schaffen gleichzeitig klare, transparente Regeln, die moderne Arbeitsweisen fördern.

Müssen Sie dem Mitarbeiter einen Anteil an der Miete zahlen, wenn er von zu Hause arbeitet?

Die Frage der Kostenbeteiligung im Home-Office ist ein Paradebeispiel dafür, wie wichtig proaktive und klare vertragliche Regelungen sind. Die Antwort hängt entscheidend davon ab, ob das Home-Office vom Arbeitgeber angeordnet oder freiwillig ist. Stellt ein Unternehmen keinen physischen Arbeitsplatz mehr zur Verfügung und verpflichtet den Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten, entsteht eine klare Erstattungspflicht. Der Arbeitgeber muss dann nicht nur für die notwendigen Arbeitsgeräte aufkommen, sondern sich auch an den Kosten für die Raumnutzung beteiligen. Ein wegweisender Bundesgerichtsentscheid hat hier eine Grössenordnung vorgegeben: Eine Pauschale von rund CHF 150 pro Monat gilt als angemessene Mietentschädigung.

Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden hingegen die Wahl, im Büro oder zu Hause zu arbeiten, und es steht ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung, entfällt diese Pflicht zur Mietentschädigung. Das Home-Office wird dann als Annehmlichkeit für den Arbeitnehmer betrachtet. Eine klare Differenzierung in Ihrem Home-Office-Reglement ist daher unerlässlich, um Missverständnisse und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Die strategische Entscheidung, ob Sie Arbeitsplätze abbauen und auf permanentes Home-Office setzen oder ein flexibles Hybridmodell anbieten, hat also direkte finanzielle Konsequenzen.

Die folgende Übersicht zeigt die wesentlichen Unterschiede und hilft Ihnen bei der Gestaltung Ihrer internen Richtlinien. Transparenz ist hier der Schlüssel zur Risikominimierung und zur Schaffung eines fairen Systems für alle.

Das Recht auf Nichterreichbarkeit: Wie regeln Sie E-Mails am Wochenende vertraglich?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht ständige Erreichbarkeit. Im Gegenteil: Um die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen und die gesetzlichen Ruhezeiten zu gewährleisten, ist die Etablierung eines „Rechts auf Nichterreichbarkeit“ ein entscheidender Faktor für eine nachhaltige New-Work-Kultur. In der Schweiz gibt es zwar kein explizit im Gesetz verankertes Recht auf Nichterreichbarkeit wie in einigen Nachbarländern, die Pflicht zur Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten aus dem Arbeitsgesetz (ArG) wirkt aber in dieselbe Richtung. Das Beantworten von E-Mails am späten Abend oder am Wochenende gilt als Arbeitszeit und muss als solche erfasst und kompensiert werden.

Diese Realität steht oft im Widerspruch zur gelebten Praxis, wie auch Experten bestätigen. Thomas Wachter, ein Fachmann auf diesem Gebiet, bringt es auf den Punkt:

Die tatsächliche Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit hält der heutigen Arbeitsgesetzgebung nicht stand. Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen.

– Thomas Wachter, WEKA Business Media AG

Als CEO ist es Ihre Aufgabe, diese Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit durch klare, vertragliche Regelungen und technische Leitplanken zu schliessen. Definieren Sie in Ihrem Personalreglement explizit, dass ausserhalb der vereinbarten Arbeitszeiten keine Erwartung besteht, E-Mails zu lesen oder zu beantworten. Noch wirksamer sind technische Massnahmen, die diese Kultur unterstützen. Richten Sie beispielsweise eine server-seitige Verzögerung für E-Mails ein, die ausserhalb der Kernarbeitszeiten versendet werden, oder führen Sie die verpflichtende Nutzung der „Später senden“-Funktion ein. Definieren Sie zudem klare Notfall-Kommunikationskanäle für echte Dringlichkeiten, damit die E-Mail-Inbox nicht als Dauer-Alarm missbraucht wird. Solche Massnahmen schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern fördern auch eine Kultur der Konzentration und Erholung.

Wie gleichen Sie Minusstunden bei Jahresarbeitszeit aus, wenn der Mitarbeiter kündigt?

Das Modell der Jahresarbeitszeit bietet enorme Flexibilität, birgt aber bei Vertragsende ein spezifisches Risiko: Was geschieht mit einem negativen Zeitguthaben, wenn ein Mitarbeiter kündigt? Grundsätzlich gilt: Ein Lohnabzug für Minusstunden ist nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Der entscheidende Faktor ist, wer die Minusstunden zu verantworten hat. Hat der Arbeitgeber nicht genügend Arbeit zugewiesen oder den Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen nach Hause geschickt, liegt ein sogenannter Annahmeverzug vor. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber das Risiko, und die Minusstunden dürfen nicht vom Lohn abgezogen werden.

Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer die Minusstunden selbst verschuldet hat, indem er beispielsweise eigenmächtig weniger gearbeitet hat als vertraglich vereinbart. Nur in diesem Fall und mit einer eindeutigen vertraglichen Grundlage kann eine Verrechnung mit dem letzten Lohn oder mit offenen Ferienguthaben in Betracht gezogen werden. Ohne eine solche Klausel im Arbeitsvertrag ist ein Lohnabzug rechtlich kaum durchsetzbar. Die Beweislast liegt hier vollumfänglich beim Arbeitgeber, weshalb eine lückenlose und von beiden Seiten anerkannte Arbeitszeitdokumentation – auch bei Vertrauensarbeitszeit – unerlässlich ist.

In der Praxis ist die beste Strategie die Prävention. Definieren Sie klare Regeln zur Handhabung des Zeitsaldos und setzen Sie periodische Kontrollen an (z. B. quartalsweise), um grössere negative Saldi zu vermeiden. Sprechen Sie frühzeitig mit Mitarbeitenden, die ins Minus geraten, um die Ursachen zu klären. Sollte es bei einer Kündigung dennoch zu Minusstunden kommen, die der Mitarbeiter zu verantworten hat, ist das Anstreben einer einvernehmlichen Lösung oft der wirtschaftlich sinnvollste Weg, um langwierige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Das Risiko der Sozialversicherungspflicht im Ausland bei mehr als 25% Telearbeit (EU/EFTA)

Für Unternehmen in der Schweiz mit grenzüberschreitend tätigen Mitarbeitenden ist die Regelung der Sozialversicherungspflicht bei Telearbeit von höchster strategischer Bedeutung. Die Standardregel im europäischen Kontext ist klar: Sobald ein Arbeitnehmer 25% oder mehr seiner Arbeitszeit im EU/EFTA-Wohnsitzstaat leistet, wechselt die Zuständigkeit für die Sozialversicherungen komplett in diesen Staat. Für Sie als Schweizer Arbeitgeber bedeutet dies einen enormen administrativen Mehraufwand: Sie müssten sich im Wohnsitzland als Arbeitgeber registrieren und die dortigen Sozialversicherungsbeiträge abführen, was oft komplexer und teurer ist.

Diese 25%-Schwelle war lange Zeit eine erhebliche Hürde für flexible Home-Office-Modelle mit Grenzgängern. Die Pandemie und die darauffolgende Normalisierung der Telearbeit haben jedoch zu einer bahnbrechenden Neuerung geführt, die Sie als CEO unbedingt kennen und nutzen sollten. Diese Neuerung bietet eine pragmatische Lösung für dieses Problem und ist ein hervorragendes Beispiel für eine moderne Anpassung des Rechtsrahmens.

Die strategische Flexibilisierung wird durch ein neues Abkommen ermöglicht, das die starre Regelung aufweicht und den Bedürfnissen der modernen Arbeitswelt entgegenkommt. Dies schafft Planungssicherheit und macht die Schweiz als Arbeitsstandort für Grenzgänger deutlich attraktiver.

Wie führen Sie die qualifizierte elektronische Signatur (QES) rechtsgültig im Unternehmen ein?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist ein wichtiger Hebel zur Effizienzsteigerung. Doch bei rechtlich formbedürftigen Dokumenten wie Arbeitsverträgen oder Kündigungsschreiben reicht eine einfache E-Mail oder eine eingescannte Unterschrift nicht aus. Das Schweizer Recht verlangt für viele Dokumente die Schriftform, die traditionell durch eine eigenhändige Unterschrift erfüllt wird. Die digitale Entsprechung hierfür ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt und bietet somit die notwendige Rechtssicherheit.

Die Einführung der QES im Unternehmen ist ein strategisches Projekt, das über die reine Technologieauswahl hinausgeht. Es beginnt mit der Evaluation eines anerkannten Schweizer Anbieters (z.B. Swisscom, QuoVadis, Skribble), der die strengen Anforderungen des ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) erfüllt. Entscheidend ist eine sorgfältige Analyse der Integration in Ihre bestehenden Systeme (HR-Software, DMS) und der damit verbundenen Kosten. Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist die Schulung der Mitarbeitenden. Der Prozess der digitalen Identifikation und der anschliessenden Signatur muss verständlich und einfach anwendbar sein, um Akzeptanz zu schaffen. Schliesslich muss auch die rechtskonforme Archivierung der elektronisch signierten Dokumente sichergestellt werden, um deren Beweiswert über die Zeit zu erhalten.

Es ist wichtig zu verstehen, dass nicht jedes Dokument die hohe Sicherheitsstufe der QES erfordert. Für Prozesse mit geringerem rechtlichem Risiko, wie Spesenabrechnungen oder Ferienanträge, genügt oft eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), die einfacher zu handhaben ist. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine klare Orientierung, wann welche Signaturform im arbeitsrechtlichen Kontext typischerweise zum Einsatz kommt.

Kleidungsvorschriften und Social Media: Wie weit darf Ihr Weisungsrecht in die Privatsphäre eingreifen?

Das Weisungsrecht des Arbeitgebers (Art. 321d OR) ist das Instrument, um betriebliche Abläufe zu steuern. Doch seine Reichweite ist nicht unbegrenzt – es endet dort, wo die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers (Art. 328 OR) unverhältnismässig eingeschränkt werden. Diese Balance wird besonders in den Bereichen Kleidung und private Social-Media-Nutzung auf die Probe gestellt, wo die Grenzen zwischen beruflicher Rolle und privater Identität verschwimmen. Kleidungsvorschriften sind zulässig, wenn sie sachlich begründet und verhältnismässig sind. Ein sachlicher Grund kann der Kundenkontakt (z.B. Anzug in einer Bank), die Sicherheit (z.B. Schutzkleidung) oder die Hygiene (z.B. im Gesundheitswesen) sein. Eine generelle Vorschrift, die nur dem persönlichen Geschmack des Vorgesetzten entspricht, ist hingegen unzulässig.

Noch heikler ist der Eingriff in die Social-Media-Aktivitäten der Mitarbeitenden. Private Meinungsäusserungen auf Facebook, LinkedIn oder X (ehemals Twitter) sind grundsätzlich durch die Meinungsäusserungsfreiheit geschützt. Das Weisungsrecht greift hier nur, wenn ein direkter Bezug zum Arbeitsverhältnis besteht und die Treuepflicht des Arbeitnehmers verletzt wird. Dies ist der Fall, wenn Mitarbeitende Geschäftsgeheimnisse preisgeben, sich ehrverletzend über das Unternehmen, Vorgesetzte oder Kollegen äussern oder durch ihr Verhalten dem Ansehen des Arbeitgebers schaden. Ein Ingenieur, der privat rassistische Kommentare postet, kann dem Ruf seines international tätigen Arbeitgebers schaden und riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Um hier Rechtssicherheit für beide Seiten zu schaffen, ist eine klare und transparente Social Media Policy unerlässlich. Diese sollte nicht versuchen, private Meinungen zu zensieren, sondern die Mitarbeitenden für die möglichen Auswirkungen ihres Online-Verhaltens sensibilisieren. Definieren Sie klare Regeln zum Umgang mit vertraulichen Informationen, zur Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation und zum respektvollen Umgang miteinander. Eine solche Richtlinie dient als Leitplanke, die die Grenzen des zulässigen Verhaltens aufzeigt und gleichzeitig die Privatsphäre respektiert. Dies ist ein wichtiger Baustein für eine moderne Unternehmenskultur, die auf Vertrauen und Eigenverantwortung basiert.

Arbeitsgesetz für KMU: Wann gilt Ihr Kader rechtlich nicht mehr als Arbeitnehmer?

Eine der weitreichendsten Ausnahmen des Schweizer Arbeitsgesetzes betrifft die „höheren leitenden Angestellten“. Für diesen Personenkreis gelten die Vorschriften über die Arbeits- und Ruhezeit nicht. Das bedeutet: keine Höchstarbeitszeit, keine Überstundenentschädigung, keine Zeiterfassungspflicht. Viele Führungskräfte und KMU-Geschäftsführer gehen fälschlicherweise davon aus, dass jeder mit dem Titel „Manager“ oder „Leiter“ automatisch in diese Kategorie fällt. Dies ist ein gefährlicher Trugschluss, der zu empfindlichen Nachforderungen führen kann.

Die Praxis des Bundesgerichts legt hier einen äusserst strengen Massstab an. Nicht der Titel, die Lohnklasse oder die Anzahl unterstellter Mitarbeitender sind entscheidend, sondern einzig und allein die tatsächliche, weitreichende Entscheidungsbefugnis. Als höherer leitender Angestellter gilt nur, wer den Geschäftsgang des Unternehmens oder eines wesentlichen Teils davon nachhaltig beeinflussen kann. Dies trifft in der Regel nur auf echte Geschäftsleitungsmitglieder mit entsprechender Prokura oder Unterschriftsberechtigung zu, die über eine erhebliche Autonomie in ihren Entscheidungen verfügen. Ein Abteilungsleiter, der zwar Personalverantwortung hat, aber bei strategischen oder finanziellen Entscheidungen an die Geschäftsleitung gebunden ist, fällt typischerweise nicht unter diese Ausnahme.

Für Sie als CEO bedeutet das: Sie müssen jeden Kadervertrag individuell prüfen. Verlassen Sie sich nicht auf den Titel, sondern analysieren Sie die effektive Entscheidungsmacht. Im Zweifelsfall ist es immer die sicherere Variante, von einer Unterstellung unter das Arbeitsgesetz auszugehen und die Arbeitszeit zu erfassen (ggf. in vereinfachter Form). Die Bundesgerichtspraxis zeigt klar, dass nur echte Geschäftsleitungsmitglieder von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen sind. Eine falsche Einstufung kann bei einer Kontrolle oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu teuren Nachzahlungen für Überstunden und Überzeit führen. Diese sorgfältige Abgrenzung ist der letzte, aber entscheidende Baustein für eine lückenlose New-Work-Compliance.

Beginnen Sie jetzt mit der strategischen Überprüfung und Gestaltung Ihrer Arbeitsverträge und Reglemente. Nutzen Sie diese rechtlichen Leitplanken, um nicht nur Risiken zu minimieren, sondern um sich aktiv als moderner und attraktiver Arbeitgeber auf dem Schweizer Markt zu positionieren.