Wie formulieren Sie ein Arbeitszeugnis wohlwollend aber wahrheitsgetreu, ohne vor Gericht zu landen?

Als Vorgesetzter in der Schweiz stehen Sie vor einer heiklen Aufgabe: Sie müssen einem Mitarbeiter, dessen Leistungen nicht den Erwartungen entsprachen, ein Arbeitszeugnis ausstellen. Sofort beginnt das Kopfzerbrechen. Das Schweizer Arbeitsrecht verlangt, dass ein Zeugnis sowohl der Wahrheit entspricht als auch wohlwollend formuliert sein muss. Wie lässt sich dieser scheinbare Widerspruch auflösen, ohne die Unwahrheit zu sagen oder umgekehrt einen Rechtsstreit zu provozieren?

Viele greifen in dieser Zwickmühle auf die altbekannten „Zeugniscodes“ zurück, jene verklausulierten Formulierungen, die auf den ersten Blick positiv klingen, aber für Eingeweihte eine negative Botschaft transportieren. Man hofft, so seine Pflicht erfüllt zu haben. Doch dieser Weg ist zunehmend ein Minenfeld. Gerichte interpretieren mehrdeutige Formulierungen tendenziell zugunsten des Arbeitnehmers, und ein potenzieller neuer Arbeitgeber, der durch einen Code getäuscht wird, könnte unter Umständen sogar Schadenersatz fordern.

Doch was, wenn die Lösung nicht darin liegt, die Wahrheit zu verschlüsseln, sondern sie strategisch und unangreifbar zu formulieren? Die wahre Kunst des rechtssicheren Arbeitszeugnisses liegt nicht in der Beherrschung geheimer Codes, sondern in der Fähigkeit, Leistung und Verhalten präzise, faktenbasiert und objektiv zu beschreiben. Es geht darum, ein Dokument zu schaffen, das einer gerichtlichen Überprüfung standhält, weil es nicht auf subjektiven Urteilen, sondern auf belegbaren Fakten fusst. Dieser Ansatz minimiert Ihr Risiko als ausstellender Vorgesetzter und schützt das Unternehmen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die entscheidenden Aspekte der Zeugniserstellung in der Schweiz. Er zeigt Ihnen, wie Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen als strategisches Werkzeug zur Risikominimierung nutzen, anstatt sie als Fessel zu empfinden. Wir beleuchten die Fallstricke und bieten konkrete Lösungsansätze, damit Sie fair, wahrheitsgetreu und vor allem rechtssicher agieren können.

Was bedeutet „er bemühte sich stets“ wirklich in der Zeugnissprache?

Die Zeugnissprache ist berühmt für ihre codierten Formulierungen. Eine der bekanntesten ist „er bemühte sich stets, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen“. Für den Laien klingt das nach Engagement. In der Welt der Personaler ist es jedoch ein klares Signal für ungenügende Leistung: Der Mitarbeiter hat es versucht, aber nicht geschafft. Diese doppeldeutige Sprache ist ein Relikt aus einer Zeit, in der man negative Kritik direkt vermeiden wollte. Heute stellt sie ein erhebliches rechtliches Risiko dar. Ein Gericht kann eine solche Formulierung als nicht wohlwollend einstufen und eine Änderung verlangen.

Der strategisch klügere Ansatz ist die Abkehr von Codes hin zu einer faktenbasierten Beschreibung. Anstatt zu werten („ungenügend“), beschreiben Sie das beobachtbare Verhalten oder das Ergebnis. Sagen Sie nicht „Er war unzuverlässig“, sondern „Die gesetzten Fristen für die Projekte X und Y wurden um durchschnittlich zwei Wochen überschritten“. Diese Vorgehensweise ist transparent, objektiv und vor allem gerichtlich schwerer anfechtbar, da sie auf Tatsachen beruht, die Sie im Idealfall dokumentiert haben.

Wie die Illustration andeutet, hängt die Interpretation stark vom Betrachter ab. Um diese gefährliche Subjektivität zu vermeiden, sollten Sie auf eine klare und unmissverständliche Sprache setzen. Der folgende Überblick zeigt die gängigsten Codes und ihre wahre Bedeutung, um das Risiko, das von ihnen ausgeht, zu verdeutlichen.

Wann haben Sie Anspruch auf ein Vollzeugnis mit Qualifikation und wann reicht eine Bestätigung?

Das Schweizer Recht unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Arten von Zeugnissen: der Arbeitsbestätigung und dem qualifizierten Vollzeugnis. Die Arbeitsbestätigung ist ein minimalistisches Dokument, das lediglich die Personalien des Arbeitnehmers sowie die Art und Dauer des Anstellungsverhältnisses enthält. Es trifft keine Aussage über Leistung und Verhalten.

Im Gegensatz dazu steht das qualifizierte Vollzeugnis. Es enthält zusätzlich eine detaillierte Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters. Hierzu gehören Aussagen zur Arbeitsqualität, zum Fachwissen, zur Belastbarkeit und zum Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten. Gemäss Schweizer Obligationenrecht haben 100% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach Art. 330a OR jederzeit Anspruch auf ein solches qualifiziertes Zeugnis. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, dieses auf Verlangen auszustellen.

Doch wann wird in der Praxis eine reine Arbeitsbestätigung verlangt? Dies geschieht meist auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers und dient oft einer bestimmten Strategie.

Dürfen Sie längere krankheitsbedingte Absenzen im Zeugnis erwähnen?

Die Erwähnung von Krankheiten im Arbeitszeugnis ist ein extrem sensibles Thema. Grundsätzlich gilt: Krankheiten sind Privatsache und haben im Zeugnis nichts zu suchen. Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme, die das Schweizer Bundesgericht definiert hat. Die Erwähnung ist nicht nur erlaubt, sondern sogar geboten, wenn eine krankheitsbedingte Absenz zu einem erheblichen Unterbruch der Arbeitsleistung geführt hat und dadurch die Aussagekraft des Zeugnisses über die tatsächliche Berufserfahrung beeinträchtigt würde.

Diese Pflicht zur „strategischen Transparenz“ dient dem Schutz zukünftiger Arbeitgeber. Die entscheidende Frage ist, was „erheblich“ bedeutet. Als Faustregel gilt in der Praxis oft eine Abwesenheit von mehr als zwei Monaten innerhalb eines Anstellungsjahres. Die Formulierung muss dabei stets neutral und sachlich sein. Es darf weder die Art der Krankheit noch eine Prognose erwähnt werden.

Längere Arbeitsunterbrüche sind – auch wenn sie krankheitsbedingt waren – in einem qualifizierten Zeugnis zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Vertragsdauer erheblich ins Gewicht fallen und das Fehlen einer entsprechenden Angabe zu falschen Schlüssen über die erworbene Berufserfahrung Anlass geben könnte.

– Schweizerisches Bundesgericht, BGE 136 III 510

Die korrekte Handhabung dieses Themas ist entscheidend zur Risikominimierung. Eine falsche Formulierung kann schnell zu einer Klage wegen Persönlichkeitsverletzung führen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, rechtssicher vorzugehen.

Der Fehler, am Telefon negativ über den Ex-Mitarbeiter zu sprechen, wenn das Zeugnis gut war

Das Arbeitszeugnis ist geschrieben und übergeben. Einige Wochen später ruft ein Personaler eines potenziellen neuen Arbeitgebers an und bittet um eine Referenzauskunft. Hier lauert eine der grössten und teuersten Fallen für Vorgesetzte. Aus Frust über die Leistung des Ex-Mitarbeiters oder im Glauben, dem Anrufer „die Wahrheit“ sagen zu müssen, äussern sich viele am Telefon deutlich negativer, als es das wohlwollend formulierte Zeugnis vermuten lässt. Dieses Verhalten ist extrem riskant.

Eine mündliche Referenz ist rechtlich genauso verbindlich wie das schriftliche Zeugnis. Weichen Ihre mündlichen Aussagen erheblich und zum Nachteil des Mitarbeiters vom Zeugnis ab, kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben. Kommt die Anstellung aufgrund Ihrer negativen Referenz nicht zustande, kann der ehemalige Mitarbeiter Sie auf Schadenersatz verklagen. Die rechtliche Grundlage dafür ist klar: Gemäss Schweizer Obligationenrecht (Art. 41 OR) haften Arbeitgeber für wissentlich falsche oder irreführende Angaben, die einen Dritten schädigen.

Die goldene Regel lautet daher: Konsistenz ist alles. Ihre mündlichen Aussagen müssen mit dem schriftlichen Zeugnis übereinstimmen. Seien Sie am Telefon höflich, aber bestimmt. Bestätigen Sie die Fakten aus dem Zeugnis und vermeiden Sie subjektive Bewertungen oder neue, negative Informationen. Bei heiklen Fragen ist es legitim und klug, auf das schriftliche Dokument zu verweisen. So minimieren Sie das Haftungsrisiko und vermeiden Eskalationen. Handeln Sie stets nach dem Grundsatz, dass auch mündliche Auskünfte beweisbar sind und im Zweifelsfall gegen Sie verwendet werden können.

Prozesschancen: Wann lohnt es sich, gerichtlich ein besseres Zeugnis zu erstreiten?

Für den Arbeitnehmer, der mit seinem Zeugnis unzufrieden ist, stellt sich die Frage, ob sich ein Gerichtsverfahren lohnt. Für Sie als Vorgesetzter ist es wichtig, diese Perspektive zu verstehen, um das Eskalationsrisiko einschätzen zu können. Ein entscheidender Faktor in der Schweiz sind die Kosten. Arbeitsrechtliche Streitigkeiten sind bis zu einem Streitwert von 30’000 CHF kostenlos. Bei Zeugnisklagen geht die Praxis der Gerichte von einem Streitwert aus, der einem Bruttomonatslohn entspricht. Das bedeutet: Für die meisten Arbeitnehmer ist der Gang zum Gericht finanziell risikolos.

Laut Zürcher Obergerichtspraxis beträgt der Streitwert in der Regel einen Bruttomonatslohn, was bedeutet, dass das Verfahren für die meisten Angestellten kostenlos ist. Dies senkt die Hemmschwelle für eine Klage erheblich. Eine Klage lohnt sich für einen Arbeitnehmer vor allem dann, wenn das Zeugnis objektiv falsche Tatsachenbehauptungen enthält, wichtige Tätigkeiten weggelassen wurden oder die Gesamtbeurteilung klar von den bisherigen Leistungsbeurteilungen (z.B. aus Mitarbeitergesprächen) abweicht. Reine „Schönheitskorrekturen“ haben hingegen wenig Aussicht auf Erfolg.

Bevor es jedoch zu einer Klage kommt, ist in der Schweiz ein obligatorisches und ebenfalls kostenloses Schlichtungsverfahren vorgeschaltet. Dies ist eine Chance zur Deeskalation.

Auskunftsrecht Art. 25:Wie berechnet das Gericht die Höhe Ihres Tagessatzes bei einer Geldstrafe in der Schweiz?

Auf den ersten Blick scheint das Thema strafrechtlicher Geldstrafen weit vom Arbeitszeugnis entfernt zu sein. Doch die Verbindung ist relevanter, als man denkt, und dient als eindringliche Mahnung zur Vorsicht. Bestimmte Vergehen im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis können strafrechtliche Konsequenzen haben. Ein extremes Beispiel wäre die wissentliche Falschbeurkundung in einem Zeugnis, um einen Betrug zu decken, oder die Verletzung des Geschäftsgeheimnisses durch unzulässige Äusserungen. In solchen Fällen kann es zu einer Verurteilung zu einer Geldstrafe kommen.

Das Schweizer Strafrechtssystem berechnet Geldstrafen mittels sogenannter Tagessätze. Dieses System soll soziale Gerechtigkeit gewährleisten. Die Anzahl der Tagessätze (z.B. 30 Tagessätze) bemisst die Schwere der Tat. Die Höhe eines einzelnen Tagessatzes richtet sich hingegen nach den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen des Verurteilten. Das Gericht analysiert Einkommen, Vermögen, aber auch Unterhaltspflichten und Lebenshaltungskosten, um einen fairen Tagessatz festzulegen. Für einen Manager mit hohem Einkommen kann ein Tagessatz mehrere hundert oder gar über tausend Franken betragen.

Diese Mechanik verdeutlicht, dass die finanziellen Konsequenzen eines Fehlverhaltens im Arbeitskontext, auch wenn es selten vorkommt, sehr persönlich und empfindlich sein können. Es ist eine weitere Facette des Prinzips der Risikominimierung: Sorgfältiges und rechtlich einwandfreies Handeln bei der Zeugniserstellung und bei Referenzauskünften schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch Sie persönlich vor potenziell gravierenden finanziellen Folgen.

Das Risiko der Schadenersatzpflicht: Wann haftet der Mitarbeiter für den kaputten Firmenlaptop?

Ein Mitarbeiter beschädigt fahrlässig seinen Firmenlaptop. Wer haftet für den Schaden? Diese Frage aus dem Arbeitsalltag bietet eine wertvolle Analogie für das Verfassen eines Arbeitszeugnisses. Die Haftung des Mitarbeiters für Schäden am Firmeneigentum ist im Schweizer Recht klar geregelt: Er haftet nur bei Absicht oder Fahrlässigkeit, und das Ausmass der Haftung hängt vom Grad des Verschuldens, dem Berufsrisiko und seiner Ausbildung ab. Ein kleines Versehen führt selten zur vollen Haftung.

Der entscheidende Punkt für unsere Thematik ist die Beweislast. Möchte der Arbeitgeber Schadenersatz geltend machen, muss er beweisen, dass der Mitarbeiter den Schaden absichtlich oder fahrlässig verursacht hat. Er kann nicht einfach behaupten, der Mitarbeiter sei „unvorsichtig“ gewesen. Er muss den konkreten Hergang des Schadens aufzeigen können.

Genau dieses Prinzip gilt auch für negative Bewertungen im Arbeitszeugnis. Wenn Sie die Leistung oder das Verhalten eines Mitarbeiters negativ beurteilen, liegt die Beweislast im Streitfall bei Ihnen. Die Behauptung „Er zeigte keine Initiative“ ist subjektiv und schwer zu beweisen. Die faktenbasierte Aussage „In den Projekten A und B wurden von ihm keine eigenen Lösungsvorschläge eingebracht, obwohl dies erwartet wurde“ ist hingegen eine konkrete, beobachtbare Tatsache. Ähnlich wie beim kaputten Laptop müssen Sie Ihre „Anschuldigung“ mit Fakten untermauern können. Indem Sie sich auf dokumentierbare Ereignisse konzentrieren, verlagern Sie die Diskussion von einer emotionalen Wertung auf eine sachliche Ebene und stärken Ihre Position massiv.

Konfliktlösung ohne Anwalt: Wie hilft Ihnen der Ombudsmann bei Streit mit Banken oder Versicherungen kostenlos?

Wenn Sie einen Konflikt mit Ihrer Bank oder Versicherung haben, ist der erste Schritt selten der Gang zum Anwalt. Stattdessen wenden Sie sich an den zuständigen Ombudsmann. Diese neutrale und kostenlose Schlichtungsstelle hat die Aufgabe, zwischen den Parteien zu vermitteln und eine aussergerichtliche Lösung zu finden. Der Ombudsmann prüft den Fall, hört beide Seiten an und unterbreitet einen Lösungsvorschlag. Dieses System ist äusserst erfolgreich und löst einen Grossteil der Konflikte, bevor sie vor Gericht eskalieren.

Dieses etablierte Prinzip der Eskalationsvermeidung aus der Finanzwelt findet seine direkte Entsprechung im Schweizer Arbeitsrecht. Wie bereits in Abschnitt 30.5 erwähnt, ist vor jeder arbeitsrechtlichen Klage ein obligatorisches Schlichtungsverfahren bei einer kantonalen Schlichtungsbehörde durchzuführen. Die Funktion ist identisch mit der des Ombudsmannes: eine schnelle, kostengünstige und unbürokratische Konfliktlösung zu ermöglichen.

Für Sie als Vorgesetzter ist diese Erkenntnis strategisch wertvoll. Sie sollten das Schlichtungsverfahren nicht als erste Stufe eines Kampfes, sondern als eine Chance sehen. Es ist eine institutionalisierte Form der Mediation. Eine offene, kooperative Haltung und die Bereitschaft, begründeten Argumenten der Gegenseite Gehör zu schenken und allenfalls kleinere Anpassungen am Zeugnistext vorzunehmen, kann einen langwierigen Rechtsstreit verhindern. Das Prinzip, das bei Bankstreitigkeiten funktioniert, ist auch der Schlüssel zur Risikominimierung bei Zeugnis-Konflikten: vermitteln statt prozessieren.

Um diese Grundsätze sicher in die Praxis umzusetzen, besteht der nächste logische Schritt darin, Ihre Entwürfe intern mit der HR-Abteilung oder extern mit einem Fachexperten für Arbeitsrecht zu überprüfen, bevor Sie das finale Dokument ausstellen.