Wie erfüllen Sie Ihre Sorgfaltspflichten als Finanzintermediär, um nicht wegen Geldwäscherei belangt zu werden?

Als unabhängiger Vermögensverwalter oder Krypto-Dienstleister in der Schweiz operieren Sie in einem Umfeld höchster regulatorischer Anforderungen. Die blosse Kenntnis der Sorgfaltspflichten gemäss Geldwäschereigesetz (GwG) genügt längst nicht mehr. Die Behörden, insbesondere die FINMA, erwarten nicht nur die Einhaltung von Regeln, sondern ein tiefgreifendes Verständnis für die Risiken und die Implementierung wirksamer Abwehrmechanismen. Die landläufige Meinung, Compliance sei eine reine Kostenstelle, die durch das Abarbeiten von Checklisten bewältigt werden kann, ist ein gefährlicher Trugschluss. Dieser Ansatz führt zu einem falschen Sicherheitsgefühl und übersieht die dynamische Natur der Geldwäscherei.

Die wahre Herausforderung liegt nicht darin, die offensichtlichen „roten Flaggen“ zu erkennen, sondern darin, die subtilen Anomalien und systemischen Schwachstellen in Ihrem eigenen Geschäftsmodell zu identifizieren. Es geht darum, eine proaktive Risikoanalyse zu betreiben, die über die blosse Kundenidentifikation hinausgeht. Haben Sie sich jemals gefragt, ob Ihr System darauf ausgelegt ist, komplexe Verschleierungstaktiken wie die Strukturierung von Geldern oder die Nutzung undurchsichtiger Firmenkonstrukte wirklich zu durchschauen? Der Schlüssel zur regulatorischen Resilienz und zur Vermeidung empfindlicher Sanktionen liegt in der Etablierung einer Compliance-Kultur, die auf strategischem Denken und nicht auf reaktiver Pflichterfüllung basiert.

Dieser Artikel führt Sie durch die entscheidenden Aspekte der GwG-Sorgfaltspflichten aus der strengen Perspektive eines Revisors. Wir werden nicht nur die Regeln darlegen, sondern aufzeigen, wie Sie ein robustes und intelligentes Abwehrsystem aufbauen, das Ihr Unternehmen schützt und Ihnen erlaubt, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Die folgende Struktur wurde entwickelt, um Ihnen einen präzisen und umsetzbaren Überblick über Ihre Kernpflichten und die damit verbundenen strategischen Überlegungen zu geben. Jeder Abschnitt behandelt eine kritische Komponente Ihrer Verantwortung als Finanzintermediär.

Wann müssen Sie einen begründeten Verdacht der Meldestelle (MROS) melden?

Die Meldepflicht bei begründetem Verdacht ist keine Option, sondern eine zwingende gesetzliche Anforderung und das letzte Glied in Ihrer Abwehrkette. Ein „begründeter Verdacht“ liegt vor, wenn Sie konkrete Anhaltspunkte oder Indizien haben, die darauf hindeuten, dass Vermögenswerte aus einem Verbrechen oder einer qualifizierten Steuerstraftat stammen, einer kriminellen Organisation unterliegen oder der Terrorismusfinanzierung dienen. Vage Ahnungen oder ein diffuses Unbehagen reichen nicht aus. Der Verdacht muss auf objektivierbaren Fakten basieren, die Sie in Ihrer internen Dokumentation festhalten müssen. Dies kann eine ungewöhnliche Transaktion sein, die nicht zum bekannten Geschäftsprofil des Kunden passt, oder widersprüchliche Angaben zur Herkunft der Gelder.

Die steigende Professionalisierung der Geldwäscher führt zu einer Zunahme der Komplexität. Dies spiegelt sich auch in den Zahlen wider: Ein aktueller Bericht zeigt, dass in der Schweiz bis zu 15’141 Verdachtsmeldungen im Jahr 2024 eingingen, was eine deutliche Zunahme darstellt. Diese Entwicklung unterstreicht die Notwendigkeit für Finanzintermediäre, ihre Überwachungssysteme kontinuierlich zu schärfen. Ein proaktiver Ansatz bedeutet, nicht erst zu reagieren, wenn der Verdacht erdrückend ist. Es gilt, Verhaltensmuster zu erkennen und die Plausibilität von Geschäftsbeziehungen laufend zu hinterfragen. Sobald ein begründeter Verdacht besteht, müssen Sie unverzüglich und ohne den Kunden zu informieren, eine Meldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) erstatten.

Zögern stellt eine Pflichtverletzung dar und kann schwere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, einschliesslich strafrechtlicher Verfolgung. Die Dokumentation Ihrer Analyse, auch wenn sie zu keiner Meldung führt, ist ebenso entscheidend, um Ihre Sorgfalt im Falle einer Prüfung nachweisen zu können.

Warum müssen auch Juweliere und Autohändler bei Barzahlungen ab 100’000 CHF aufpassen?

Das Geldwäschereigesetz erfasst nicht nur klassische Finanzintermediäre. Auch Händler, die gewerbsmässig mit Gütern handeln und dabei Bargeld annehmen, unterliegen spezifischen Sorgfaltspflichten. Die entscheidende Schwelle liegt hier bei CHF 100’000 pro Transaktion. Wird dieser Betrag in bar bezahlt, sei es auf einmal oder in mehreren miteinander verbundenen Zahlungen (Stückelung), werden Sie als Händler zum Adressaten des GwG. Diese Regelung zielt darauf ab, ein klassisches Einfallstor für die Wäsche von illegalen Geldern zu schliessen: den Kauf von hochwertigen, leicht transportierbaren Gütern wie Schmuck, Uhren, Kunst oder Luxusfahrzeugen.

Die Pflichten, die bei Überschreitung des Schwellenwerts ausgelöst werden, sind mit denen von Finanzintermediären vergleichbar. Sie müssen die Vertragspartei identifizieren, den wirtschaftlich Berechtigten an den Vermögenswerten feststellen und die Transaktion sowie deren Hintergrund dokumentieren. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn ein Käufer kein plausibles Interesse am Produkt selbst zeigt oder versucht, die Transaktion aufzuspalten, um unter der Meldeschwelle zu bleiben. Solche Verhaltensmuster sind klassische Warnsignale. Die spezifischen Risiken und Pflichten variieren je nach Branche.

Die folgende Tabelle fasst die zentralen Schwellenwerte und Pflichten für den Handel zusammen, wie sie sich aus der regulatorischen Praxis ableiten:

Diese Übersicht, die sich an Publikationen wie dem PwC Handbuch zum Geldwäschereigesetz orientiert, macht deutlich, dass eine genaue Kenntnis der branchenspezifischen Risiken unerlässlich ist.

Die Nichtbeachtung dieser Pflichten wird nicht als Kavaliersdelikt behandelt, sondern kann zu denselben empfindlichen Strafen führen wie bei Finanzintermediären. Unwissenheit schützt hier nicht vor Sanktionen.

Bin ich schon Finanzintermediär? Die Abgrenzung bei Krypto-Startups verstehen

Diese Frage ist für Gründer im Krypto-Bereich von existenzieller Bedeutung und eine der häufigsten Ursachen für regulatorische Probleme. Die schweizerische Finanzmarktaufsicht FINMA verfolgt einen technologieneutralen Ansatz. Das bedeutet, dass nicht die verwendete Technologie (z.B. Blockchain) entscheidend ist, sondern die ausgeübte Tätigkeit. Sobald Sie die Verfügungsmacht über fremde Vermögenswerte – also die Private Keys zu den Krypto-Assets Ihrer Kunden – haben und diese übertragen, halten oder handeln, gelten Sie als Finanzintermediär im Sinne des GwG. Dies gilt für Betreiber von zentralisierten Börsen (Centralized Exchanges), Custody-Wallet-Anbieter oder Plattformen, die den Tausch von Krypto- in Fiatwährungen ermöglichen.

Reine Technologieanbieter, die beispielsweise nur den Code für eine dezentrale Anwendung (dApp) entwickeln, ohne selbst die Kontrolle über die Assets der Nutzer auszuüben, fallen in der Regel nicht unter das GwG. Die Abgrenzung ist jedoch oft komplex. Die FINMA-Praxis zeigt, dass eine genaue Analyse des Geschäftsmodells unerlässlich ist. Sobald eine Unterstellungspflicht besteht, müssen sich diese Akteure einer Selbstregulierungsorganisation (SRO) anschliessen oder eine direkte Bewilligung der FINMA beantragen. Dies ist mit der Implementierung eines vollständigen GwG-Dispositivs verbunden.

Für Startups ist es zwingend, diese Frage frühzeitig und verbindlich zu klären. Ein nachträgliches „Reparieren“ eines nicht-konformen Setups ist extrem kostspielig und risikoreich. Die Einholung einer rechtlichen Einschätzung oder die Stellung einer Unterstellungsanfrage bei der FINMA schafft die notwendige Rechtssicherheit.

Ein Ignorieren der Unterstellungspflicht kann das schnelle Ende eines vielversprechenden Krypto-Projekts bedeuten, da die FINMA bei unerlaubter Tätigkeit konsequent durchgreift.

Das Risiko der vielen kleinen Einzahlungen: Wie Sie Strukturierung von Geldern erkennen

Strukturierung, auch bekannt als „Smurfing“, ist eine klassische Geldwäschereitechnik, um die Meldeschwellen von Finanzinstituten zu umgehen. Anstatt einer grossen, auffälligen Transaktion werden zahlreiche kleine Transaktionen getätigt, die für sich genommen unverdächtig erscheinen. In der Summe dienen sie jedoch dazu, einen erheblichen Betrag illegaler Gelder in den Finanzkreislauf einzuschleusen. Das Erkennen solcher Muster ist eine Kernkompetenz im Rahmen der Sorgfaltspflichten und erfordert mehr als nur die Überwachung einzelner Transaktionen. Es bedarf einer systematischen Verhaltensmuster-Erkennung.

Banken sind hier besonders exponiert, was sich darin zeigt, dass laut MROS-Statistiken ein Grossteil der Verdachtsmeldungen aus diesem Sektor stammt. Doch auch Vermögensverwalter oder Krypto-Dienstleister sind gefährdet. Typische Indikatoren für Strukturierung sind beispielsweise mehrere Einzahlungen von derselben Person oder von verschiedenen Personen auf dasselbe Konto, die jeweils knapp unterhalb interner Meldeschwellen (z.B. CHF 15’000) liegen. Auch die Nutzung verschiedener Kanäle oder Filialen für zeitlich nah beieinander liegende Transaktionen sollte als Warnsignal gewertet werden. Entscheidend ist die Frage nach dem wirtschaftlichen Hintergrund: Gibt es eine plausible Erklärung für dieses Transaktionsverhalten? Wenn nicht, muss der Verdacht vertieft abgeklärt werden.

Zur Erkennung von Strukturierungsversuchen müssen Sie Ihre Überwachungssysteme und Mitarbeiter schulen. Die folgenden Merkmale sind typische rote Flaggen:

• Mehrere Einzahlungen oder Transaktionen, die knapp unter internen oder gesetzlichen Meldeschwellen liegen.
• Zeitlich oder geografisch verteilte Transaktionen, die von derselben Person oder verbundenen Personen getätigt werden.
• Häufige Kleinbetrag-Einzahlungen durch mehrere verschiedene Personen auf ein einziges Konto („Smurfing“).
• Unplausible oder fehlende wirtschaftliche Begründungen für ein Muster von häufigen Kleinbeträgen anstelle einer grösseren Transaktion.

Diese Liste ist nicht abschliessend. Ein wirksames System kombiniert automatisierte Transaktionsüberwachung mit der kritischen Analyse durch erfahrene Compliance-Mitarbeiter.

Das Übersehen von Strukturierungsmustern wird von den Aufsichtsbehörden als schwerwiegendes Versäumnis bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten gewertet.

Papier vs. Digital: Welche Identifikationsmethoden sind heute GwG-konform?

Die korrekte Identifikation der Vertragspartei ist die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung und eine unumstössliche Pflicht gemäss GwG. Traditionell erfolgte dies durch die physische Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments und die Anfertigung einer beglaubigten Kopie. In der heutigen digitalen Welt sind jedoch effizientere und ebenso sichere Methoden verfügbar und von der FINMA anerkannt. Als Finanzintermediär müssen Sie eine Methode wählen, die dem Risiko der Geschäftsbeziehung angemessen ist und den regulatorischen Anforderungen genügt.

Die FINMA hat in ihrem Rundschreiben 2016/7 „Video- und Online-Identifizierung“ klare Regeln aufgestellt. Die Video-Identifikation, bei der ein geschulter Mitarbeiter den Kunden und dessen Ausweis in einem Live-Videoanruf überprüft, gilt als sehr sicher und ist dem physischen Abgleich weitgehend gleichgestellt. Für Geschäftsbeziehungen mit normalen Risiken ist auch die Online-Identifikation zulässig. Hierbei macht der Kunde ein Foto von seinem Ausweis und ein Selfie, oft ergänzt durch eine Mikro-Überweisung von einem auf seinen Namen lautenden Konto zur Verifizierung. Die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nach dem Schweizer ZertES-Gesetz stellt die sicherste digitale Methode dar und ist dem physischen Abgleich vollständig ebenbürtig.

Wie die Darstellung moderner Identifikationsprozesse andeutet, ist der Wechsel zu digitalen Lösungen nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Sicherheit. Moderne Verfahren beinhalten oft biometrische Prüfungen und den Abgleich mit Datenbanken, was die Fälschungssicherheit erhöht. Wichtig ist, dass der von Ihnen gewählte Anbieter und Prozess FINMA-konform ist. Sie als Finanzintermediär bleiben vollumfänglich für die korrekte Durchführung der Identifikation verantwortlich, auch wenn Sie diese an einen externen Dienstleister auslagern.

Eine fehlerhafte oder unzureichende Identifikation zu Beginn einer Geschäftsbeziehung ist ein fundamentaler Mangel, der alle nachfolgenden Massnahmen untergräbt und von Prüfern streng geahndet wird.

Wie identifizieren Sie den wirtschaftlich Berechtigten korrekt gemäss GwG-Standards?

Die Identifikation der Vertragspartei ist nur der erste Schritt. Die entscheidende und oft weitaus komplexere Aufgabe ist die Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Person (wB). Dies ist die natürliche Person, die letztlich hinter einer juristischen Person oder einer komplexen Struktur steht und die Kontrolle ausübt oder von den Vermögenswerten profitiert. Das GwG verlangt, dass Sie mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt diese Person(en) ermitteln. Hierfür wird in der Regel das Formular A verwendet.

Die Standardregel besagt, dass bei operativ tätigen juristischen Personen die natürlichen Personen zu ermitteln sind, die direkt oder indirekt mindestens 25% des Kapitals oder der Stimmrechte halten. Diese 25%-Regel ist jedoch kein Freibrief, die Abklärungen einzustellen, wenn kein Aktionär diese Schwelle erreicht. Sie müssen die Plausibilität der Angaben stets kritisch hinterfragen. Gibt es Hinweise auf Treuhandverhältnisse, Aktionärbindungsverträge oder andere Kontrollmechanismen, die die tatsächlichen Machtverhältnisse verschleiern? Bei komplexen Strukturen wie Trusts oder Stiftungen sind die Settlors, Trustees, Protectors und Begünstigten zu ermitteln.

Wenn nach Ausschöpfung aller zumutbaren Abklärungen keine wB nach der 25%-Regel ermittelt werden kann, ist als wirtschaftlich Berechtigter das oberste Leitungsorgan (z.B. der Geschäftsführer oder der Verwaltungsratspräsident) der Gesellschaft zu melden. Dieser Schritt ist jedoch eine subsidiäre Lösung und muss sorgfältig dokumentiert und begründet werden.

Eine oberflächliche Abklärung der wB ist eine der schwerwiegendsten Pflichtverletzungen und öffnet Tür und Tor für den Missbrauch Ihres Unternehmens für Geldwäscherei.

Namenaktien oder Inhaberaktien: Welche Form ist nach den neuen Geldwäschereiregeln noch praktikabel?

Die Anonymität von Inhaberaktien machte sie zu einem beliebten Instrument für die Verschleierung von Vermögenswerten und Geldwäscherei. Aus diesem Grund hat die Schweiz ihre Gesetzgebung drastisch verschärft und Inhaberaktien weitgehend abgeschafft. Seit dem 1. November 2019 ist die Neuausgabe von Inhaberaktien verboten. Bestehende Inhaberaktien mussten bis zum 30. April 2021 in Namenaktien umgewandelt werden. Wurde diese Frist versäumt, wurden die Aktien von Gesetzes wegen in Namenaktien umgewandelt. Aktionäre, die sich bis dahin nicht ins Aktienbuch haben eintragen lassen, haben ihre Rechte verloren.

Für diese Aktionäre gibt es eine letzte Möglichkeit: Sie können ihre Eintragung gerichtlich beantragen. Diese allerletzte Frist läuft jedoch bald ab. Wie von Rechtsexperten betont wird, ist der 31. Oktober 2024 die letzte Frist für die gerichtliche Geltendmachung dieser Ansprüche. Danach werden nicht gemeldete Aktien von Gesetzes wegen nichtig, und das Kapital der Gesellschaft wird entsprechend herabgesetzt. Für Finanzintermediäre bedeutet dies, dass Geschäftsbeziehungen mit Gesellschaften, die noch Inhaberaktien führen (sofern nicht börsenkotiert oder als Bucheffekten ausgestaltet), ein extrem hohes Risiko darstellen und praktisch nicht mehr akzeptabel sind. Die einzig praktikable und GwG-konforme Form für nicht-kotierte Schweizer AGs sind heute Namenaktien. Nur so ist die für die GwG-Abklärungen notwendige Transparenz über die Aktionärsstruktur gewährleistet.

Der Prozess zur Umwandlung von verbleibenden Inhaberaktien in Namenaktien ist klar geregelt:

1. Vorbereitung und öffentliche Beurkundung der notwendigen Statutenänderung.
2. Einberufung einer Generalversammlung zur Beschlussfassung über die Umwandlung.
3. Erstellung des Aktienbuchs mit den gemeldeten Aktionären.
4. Durchführung der Anmeldung der Statutenänderung im Handelsregister.
5. Einzug der alten Inhaberaktien-Zertifikate und Ausgabe der neuen Namenaktien.
6. Vermerk über nicht gemeldete Aktionäre im Aktienbuch zur Dokumentation.

Das Festhalten an oder Akzeptieren von veralteten Inhaberaktienstrukturen ist aus Compliance-Sicht untragbar und ein klares Indiz für erhöhte Geldwäschereirisiken.

Wie bauen Sie ein schlankes Compliance-System auf, das auch für Kleinbetriebe bezahlbar ist?

Der Aufbau eines GwG-konformen Compliance-Systems muss kein unbezahlbares Unterfangen sein. Der Schlüssel liegt in einem risikobasierten und proportionalen Ansatz. Ein kleiner, unabhängiger Vermögensverwalter mit einer homogenen und langjährigen Kundschaft hat andere Risiken und benötigt ein anderes System als ein global tätiger Krypto-Broker. Das Gesetz verlangt kein Einheitsmodell, sondern ein System, das den spezifischen Risiken Ihres Geschäfts angemessen ist. Ein schlankes System konzentriert sich auf die wesentlichen Risiken und automatisiert, wo immer es sinnvoll ist, um manuelle Aufwände zu reduzieren.

Für die meisten kleineren und mittleren Finanzintermediäre (KMU) in der Schweiz ist der Anschluss an eine anerkannte Selbstregulierungsorganisation (SRO) der weitaus pragmatischere und kosteneffizientere Weg als eine Direktunterstellung unter die FINMA. SROs bieten nicht nur einen klaren regulatorischen Rahmen und Musterreglemente, sondern auch Unterstützung, Schulungen und eine jährliche Prüfung, die oft flexibler und auf KMU zugeschnitten ist. Die Direktunterstellung unter die FINMA ist mit erheblich höheren direkten und indirekten Kosten für Prüfung und Administration verbunden.

Die Entscheidung zwischen SRO-Anschluss und FINMA-Direktunterstellung hat erhebliche finanzielle und operative Auswirkungen. Die folgende Gegenüberstellung verdeutlicht die Unterschiede:

Ein schlankes System bedeutet nicht, Abstriche bei der Sorgfalt zu machen. Es bedeutet, Ressourcen intelligent zu allokieren, klare interne Weisungen zu schaffen, Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen und eine Kultur zu etablieren, in der Compliance als integraler Bestandteil des Geschäfts und nicht als Last verstanden wird. Wie Experten betonen, kann Compliance so zu einem echten Vorteil werden. In einer Analyse zum Thema hält PwC Schweiz fest:

Richtig eingesetzt kann Compliance somit als Wettbewerbsvorteil fungieren.

– PwC Schweiz, Compliance-Management bei Finanzinstituten – Aktuelle Trends

Führen Sie noch heute eine interne Überprüfung Ihrer Prozesse durch, um systemische Schwachstellen zu identifizieren und Ihre regulatorische Resilienz zu stärken. Die Investition in ein robustes und schlankes System schützt nicht nur vor Bussen, sondern sichert die Reputation und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.